AI Generatif di Tempat Kerja: Laluan Penggunaan Praktikal untuk Organisasi di Malaysia

Alatan AI generatif sudah pun digunakan di kebanyakan tempat kerja — selalunya secara senyap oleh pekerja secara individu, tanpa sebarang panduan. Pemimpin lazimnya bertindak balas dalam salah satu daripada dua cara: mengharamkan alatan tersebut sepenuhnya, atau tidak mengendahkan isu ini. Kedua-dua pendekatan tidak memberi manfaat kepada organisasi. Larangan hanya menyebabkan penggunaan berlaku secara tersembunyi; berdiam diri pula membiarkan kakitangan membuat pertimbangan sendiri tentang maklumat sulit dan ketepatan.

Laluan yang lebih produktif ialah penggunaan yang terancang dan berperingkat. Enam langkah berikut sesuai untuk agensi, institusi dan syarikat pelbagai saiz.

1. Mulakan dengan tugasan, bukan alatan

Mulakan dengan mengenal pasti tugasan yang memakan masa dan mempunyai corak yang boleh dijangka: menyediakan draf surat dan e-mel rutin, meringkaskan dokumen panjang, menyediakan draf awal laporan, menulis minit mesyuarat, menghasilkan bahan latihan atau menganalisis komen tinjauan. Inilah bidang yang lazimnya memperlihatkan manfaat awal AI generatif.

Bertanya "Alatan apakah yang perlu kita beli?" sebelum bertanya "Kerja manakah yang perlu kita tambah baik?" merupakan kesilapan penggunaan yang paling biasa.

2. Tetapkan peraturan asas lebih awal

Sebelum menggalakkan penggunaan yang lebih meluas, terbitkan satu set peraturan interim yang ringkas. Ia tidak perlu menjadi dasar yang lengkap; satu halaman sudah memadai sebagai permulaan. Sekurang-kurangnya, peraturan tersebut perlu merangkumi:

• Data sulit dan data peribadi. Kakitangan tidak sepatutnya memasukkan data peribadi, bahan terperingkat atau maklumat sensitif komersial ke dalam alatan AI yang belum diluluskan untuk tujuan tersebut. Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 tetap terpakai apabila alatan AI digunakan.
• Pengesahan. Hasil AI boleh kedengaran meyakinkan tetapi salah. Apa-apa yang digunakan untuk membuat keputusan, surat-menyurat rasmi atau komunikasi awam mesti disemak oleh manusia.
• Akauntabiliti. Pekerja yang menggunakan hasil berbantukan AI kekal bertanggungjawab ke atasnya.
• Pendedahan. Persetujui bila penggunaan AI perlu dinyatakan, contohnya dalam laporan atau kandungan yang diterbitkan.

Panduan nasional mengenai tadbir urus dan etika AI, seperti garis panduan yang dikeluarkan oleh Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI), boleh menjadi rujukan yang berguna apabila peraturan ini kemudiannya diformalkan.

3. Bina literasi di setiap peringkat

Penggunaan yang berkesan lebih bergantung kepada pengguna berbanding alatan. Kakitangan memerlukan kefahaman praktikal tentang cara AI generatif berfungsi, sebab ia melakukan kesilapan, cara menulis arahan yang jelas dan cara menyemak hasil. Pengurus memerlukan kefahaman yang mencukupi untuk menetapkan jangkaan dan menilai risiko. Pemimpin kanan pula memerlukan gambaran yang realistik tentang peluang dan batasan, supaya keputusan tidak dipacu oleh gembar-gembur atau ketakutan.

4. Rintis bersama pasukan yang bersedia, dan ukur hasilnya

Pilih dua atau tiga pasukan yang mempunyai ahli bermotivasi dan tugasan yang jelas. Persetujui perkara yang akan diukur sebelum projek rintis bermula: masa yang dijimatkan, tempoh penyiapan, penilaian kualiti atau kadar ralat. Jalankan projek rintis selama enam hingga lapan minggu, dokumentasikan perkara yang berkesan dan yang tidak, serta kumpulkan contoh arahan yang boleh dikongsi.

Pengukuran mengubah cerita kepada bukti dan memberi pemimpin asas yang kukuh untuk pelaburan seterusnya.

5. Perkukuh titik semakan manusia

Apabila penggunaan semakin meluas, kenal pasti di mana semakan manusia amat penting. Hasil yang memberi kesan kepada rakyat, pelanggan, kewangan, kedudukan undang-undang atau reputasi perlu sentiasa melalui penyemak yang berkelayakan. Menerapkan titik semakan ini dalam aliran kerja lebih boleh dipercayai berbanding bergantung kepada sikap berhati-hati individu.

6. Formalkan dan perluas

Berbekalkan hasil projek rintis, organisasi boleh membuat keputusan yang bermaklumat: alatan mana yang perlu diluluskan, latihan apa yang perlu disediakan, proses mana yang perlu direka bentuk semula dan dasar mana yang perlu diformalkan. Perluasan penggunaan kemudiannya menjadi program yang terurus, bukan siri eksperimen yang tidak berkaitan.

Persoalan kepimpinan

AI generatif tidak akan menghapuskan keperluan terhadap pertimbangan, kepakaran atau akauntabiliti. Ia mengubah cara warga kerja menggunakan masa mereka. Organisasi yang paling banyak mendapat manfaat ialah organisasi yang menggunakannya secara terancang — dengan peraturan yang jelas, pengguna yang berkebolehan dan pengukuran yang jujur — bukan semata-mata organisasi yang paling pantas menggunakannya.